Alles wat je moet weten over zakelijke maaltijden in 2025
De Belastingdienst heeft recent het standpunt geactualiseerd over wanneer een maaltijd als zakelijk wordt gezien. De belangrijkste wijziging betreft overwerk, maar er zijn ook andere aanpassingen die belangrijk zijn voor werkgevers en werknemers.
Zakelijke maaltijd bij overwerk
Eerder was het standpunt dat een maaltijd zakelijk is bij al dan niet verwacht overwerk. Het beleid is nu aangescherpt: een maaltijd is zakelijk als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door overwerk. Overwerk is de tijd die uitgaat boven de normale arbeidsduur per dag.
Daarnaast is er extra informatie toegevoegd over maaltijden voor werknemers die niet langer ambulant zijn. Voor maaltijden op de arbeidsplaats kunt u het normbedrag voor bedrijfskantines toepassen (€3,95 in 2025). Enkele tekstuele aanpassingen zijn ook doorgevoerd.
Wanneer is een maaltijd zakelijk?
Een maaltijd heeft een zakelijk karakter als meer dan 10% van de maaltijd zakelijk is. Voorbeelden van zakelijke maaltijden:
als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten
als een werknemer na 20.00 uur niet thuis kan eten door al dan niet verwacht overwerk (overwerk is de tijd die uitgaat boven de gewone arbeidsduur per dag)
bij werk op koopavonden
bij therapeutisch mee-eten
bij werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
als de maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten
Voor zakelijke maaltijden kunt u de werkelijke kosten onbelast vergoeden of het normbedrag van €3,95 hanteren, ongeacht of de maaltijd in een restaurant, bakker of supermarkt wordt gekocht.
Specifieke situaties
Therapeutisch mee-eten
Werknemers in de zorg of welzijn zijn soms verplicht samen te eten met patiënten of bewoners. Deze maaltijden zijn gericht vrijgesteld en tellen niet mee voor het loon.
Studiedagen
Maaltijden tijdens studiedagen zijn eveneens gericht vrijgesteld en mogen onbelast worden verstrekt of vergoed.
Tijdelijke verblijfskosten
Maaltijden die onderdeel zijn van tijdelijke verblijfskosten zijn ook gericht vrijgesteld. Voorbeelden:
Dienstreizen
Zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
Werkzaamheden op tijdelijke locaties (wegenbouw, bouw, filmcrew)
Reizen van mobiele en ambulante werknemers (bijv. vertegenwoordigers, accountants)
Tijdelijk verblijf
Tijdelijk verblijf geldt voor:
Ambulante werknemers
Werknemers die heen en weer reizen tussen tijdelijke verblijfplaats en werkplek wegens zakelijke redenen, bijvoorbeeld bij projecten of tijdens proeftijd
Ambulante werknemers
Een werknemer is ambulant als deze:
Naar verschillende arbeidsplaatsen reist, of
Minstens 1 dag per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats en dit maximaal 20 dagen doet
Let op: Als een werknemer niet langer ambulant is, wordt de vergoeding of verstrekking gezien als loon. Hierbij geldt het normbedrag voor maaltijden op de werkplek. Dit kan ook als eindheffingsloon worden aangemerkt, ten laste van de vrije ruimte. Overschrijding van de vrije ruimte leidt tot 80% eindheffing.
Geen zakelijke maaltijd
Niet alle maaltijden zijn zakelijk. Voorbeelden van niet-zakelijke maaltijden:
Maaltijden in bedrijfskantines
Maaltijden tijdens personeelsuitjes of feesten met overwegend consumptief karakter
Deze maaltijden worden tot het loon gerekend en kunnen als eindheffingsloon worden aangewezen. Bij overschrijding van de vrije ruimte geldt 80% eindheffing.
Conclusie
Voor werkgevers is het belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen zakelijke en niet-zakelijke maaltijden. Het volgen van de actuele richtlijnen van de Belastingdienst voorkomt loonheffingsproblemen en maakt het mogelijk werknemers onbelast te vergoeden wanneer dat terecht is.
👉 Heb je vragen of wil je weten hoe je de regels rond zakelijke maaltijden correct toepast in jouw organisatie? – we helpen je graag verder.