Een werknemer krijgt een verkeersboete tijdens werktijd. Je besluit als werkgever om die te vergoeden. Sympathiek, maar let op: lang niet elke vergoeding mag via de werkkostenregeling (WKR). Sterker nog: in de meeste gevallen is dat fiscaal niet toegestaan.
hoe zit het precies?
De Belastingdienst kijkt vooral naar wie de boete heeft gekregen en of je die kunt verhalen op de werknemer. Op basis daarvan bepaalt de fiscus of het gaat om loon, en of je het eventueel onder de vrije ruimte van de WKR mag laten vallen.
boete aan werknemer → door werkgever betaald
➡️ Altijd loon
Wordt de boete opgelegd aan de werknemer en betaal jij die als werkgever? Dan is dat altijd belast loon. Je mag het bedrag niet onderbrengen in de WKR. Het maakt niet uit of de boete tijdens werktijd is ontstaan of in opdracht van de werkgever.
boete aan werkgever (bijvoorbeeld via auto van de zaak)
Boete verhaalbaar op de werknemer?
➡️ Dan is het alsnog loon als je de boete niet daadwerkelijk verhaalt. Geen WKR-vrije ruimte mogelijk.
Niet verhaalbaar op werknemer (bijvoorbeeld als je de werknemer vroeg om te haasten)?
➡️ Dan is het géén loon. In dat geval mag je de kosten wel aanwijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte van de WKR.
belasting over de boete zelf betalen als werkgever
De Belastingdienst staat toe dat je als werkgever de belasting over een verhaalbare boete voor eigen rekening neemt. Maar let op: dit maakt het nog steeds belast loon en dus geen WKR-vrije ruimte.
samengevat:
Situatie | Loon? | WKR toegestaan? |
|---|---|---|
Boete werknemer, werkgever betaalt | ✅ Ja | ❌ Nee |
Boete werkgever, verhaalbaar op werknemer | ✅ Ja | ❌ Nee |
Boete werkgever, niet verhaalbaar | ❌ Nee | ✅ Ja (binnen vrije ruimte) |
ken jij de fiscale grenzen van de WKR?
Wat begint als een coulante beslissing, kan eindigen in extra loonbelasting en naheffingen. Controleer dus goed wat je vergoedt, aan wie en hoe je het verwerkt. Zo voorkom je dat je als werkgever onbedoeld veel meer betaalt dan alleen de boete.