Wanneer een werknemer een verkeersboete krijgt tijdens werktijd, leidt dit vrijwel altijd tot een vervelende situatie. Naast de frustratie en mogelijke discussies over veilig rijgedrag, rijst direct de praktische vraag: wie draait er op voor de kosten? Als u als werkgever besluit de boete over te nemen of niet te verhalen, moet u fiscaal extreem goed opletten. De Belastingdienst is onverbiddelijk: in nagenoeg alle gevallen is een belastingvrije vergoeding strikt verboden.
De harde hoofdregel: Boetes zijn géén bedrijfskosten
Voor uw eigen winstbepaling (inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting) geldt een wettelijk aftrekverbod voor geldboetes. Een verkeersboete is dus nooit aftrekbaar van de winst van uw onderneming. Maar hoe zit het als u de boete van uw werknemer overneemt?
Het WKR-verbod bij boete werknemer
Veel ondernemers denken ten onrechte dat een aan de werknemer opgelegde verkeersboete simpelweg via de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) kan worden vergoed, om loonbelasting te voorkomen. Maar dat mag niet als de boete op naam van de werknemer staat.
Als de boete aan de werknemer persoonlijk is opgelegd en u betaalt deze, is er altijd sprake van belast loon. U mag de vrije ruimte van de WKR hier niet voor gebruiken. De wetgever heeft voor persoonlijke boetes namelijk een strikt wettelijk aanwijzingsverbod ingesteld.
Wat als de boete op kenteken van de zaak binnenkomt?
Wanneer de overtreding is begaan met een auto van de zaak, ontvangt ú de boete als kentekenhouder. Dan gelden er twee scenario's:
U verhaalt de boete op de werknemer: De werknemer betaalt de boete netto aan u terug (of u houdt het netto in op het salaris).
U verhaalt de boete bewust niét: Omdat u bijvoorbeeld zelf de oorzaak was van de haast.
Wat gebeurt er concreet op de loonstrook?
De fiscale verwerking hangt volledig af van de vraag op wiens naam de boete staat en of u de kosten doorberekent. Er zijn drie mogelijke loonstrookscenario's:
Boete staat op naam van de werknemer: U wilt deze vergoeden
Omdat er een strikt WKR-verbod geldt, moet de salarissoftware de boete (van bijvoorbeeld € 100) verplicht bruteren. Dit is een administratieve boeking:
De bruto toeslag: De software rekent de € 100 netto om naar een bruto bedrag. Bij een belastingtarief van 40% verschijnt er een regel met een bruto toeslag van € 166,67.
De belastinginhouding: Over dat brutobedrag wordt direct € 66,67 aan loonbelasting ingehouden. Het resterende bedrag is exact € 100 netto.
De netto verrekening: Omdat u de € 100 al rechtstreeks aan het CJIB heeft overgemaakt (of de werknemer heeft de boete al betaald en u geeft het geld terug), wordt die € 100 netto onderaan de loonstrook direct weer ingehouden of verrekend.
Het resultaat: De werknemer krijgt exact zijn normale netto salaris op de bank. U draagt via de loonaangifte € 66,67 extra belasting af. De boete van € 100 kost u onder de streep dus € 166,67.
Boete komt binnen op de zaak: U verhaalt deze op de werknemer
Staat de auto op naam van de zaak, dan ontvangt u de boete van het CJIB rechtstreeks op uw deurmat. Als de werknemer fout zat en u de boete op hem of haar verhaalt, is er fiscaal niets aan de hand:
De netto inhouding: U betaalt de boete van € 100 direct aan het CJIB om extra verhogingen te voorkomen. Op de eerstvolgende loonstrook van de werknemer verschijnt onderaan één simpele regel: "Netto inhouding verkeersboete CJIB: € 100".
Het resultaat: Er verandert niets aan het brutoloon of de belastingen. Het netto salaris dat naar de bankrekening van de werknemer wordt overgemaakt, is simpelweg met exact € 100 verlaagd.
Boete komt binnen op de zaak: U verhaalt deze bewust niét op de werknemer
Was het uw eigen schuld dat de werknemer moest haasten, of kiest u ervoor de boete voor uw eigen rekening te nemen? Dan wordt het niet-verhalen gezien als loon. Gelukkig mag u dit wél aanwijzen in de WKR:
De WKR-boeking: Op de loonstrook zelf verandert er helemaal niets. Het basissalaris en de loonheffing van de werknemer blijven exact gelijk. De werknemer merkt er dus financieel niets van.
Achter de schermen: De salarisadministrateur boekt de € 100 rechtstreeks in uw WKR-vrije ruimte. Heeft u dit jaar nog vrije ruimte over? Dan betaalt u 0% belasting. Is uw vrije ruimte al op? Dan betaalt u als werkgever achteraf via de eindheffing 80% belasting (€ 80) aan de Belastingdienst.
Voorkom kostbare naheffingen
Wat begint als een coulante en sympathieke beslissing richting uw personeel, kan bij een looncontrole achteraf leiden tot fikse naheffingen en boetes van de Belastingdienst. Zorg daarom dat uw administratie en uw personeelsreglement hier sluitend op zijn ingericht.
👉Worstelt u met de correcte verwerking van voertuigkosten op de loonstrook, of wilt u uw bedrijfsreglement fiscaal waterdicht laten inrichten om naheffingen te voorkomen?
Kom gerust eens koffie drinken in Westerhoven. Wij kijken graag met u mee naar uw loonadministratie en WKR-rapportages, zodat u als werkgever goed voor uw mensen zorgt zónder fiscale risico's te lopen. Neem vandaag nog contact op met Bouffantes.