E-facturatie: wat is het wel, wat is het niet?
Veel ondernemers gebruiken de term e-facturatie wanneer ze een factuur als pdf per e-mail versturen. Logisch, want het voelt digitaal en modern. Maar technisch gezien klopt dat niet. En juist nu de regels in Europa steeds strenger worden, is het belangrijk om het onderscheid helder te hebben.
Wat is een échte e-factuur?
Een echte e-factuur is geen pdf-bestand, maar een gestructureerd digitaal bestand. Denk aan formaten zoals UBL (Universal Business Language) of CII (Cross Industry Invoice). Deze bestanden zijn zo opgebouwd dat ze automatisch door boekhoudsystemen gelezen en verwerkt kunnen worden, zonder dat iemand ze hoeft over te typen of in te scannen.
Een e-factuur wordt vaak verstuurd via een beveiligd netwerk, zoals Peppol. Dit netwerk zorgt ervoor dat de factuur veilig, betrouwbaar en direct bij de juiste ontvanger aankomt.
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor het veilig uitwisselen van elektronische documenten, zoals facturen, orders en pakbonnen. Het grote voordeel is dat bedrijven en overheden op een gestandaardiseerde manier digitaal kunnen communiceren, ongeacht welk boekhoudpakket ze gebruiken.
De werking van Peppol in een notendop:
Peppol Access Point: Om aan het netwerk deel te nemen, heb je een toegangspunt nodig (een soort digitaal postkantoor). Via dit Access Point kun je facturen verzenden en ontvangen.
Peppol ID: Elk aangesloten bedrijf krijgt een uniek identificatienummer. Hiermee weet het systeem waar de factuur naartoe moet.
Veiligheid en standaardisatie: Alle berichten worden beveiligd verstuurd en volgen vaste structuren, waardoor ze direct in de administratie van de ontvanger kunnen worden verwerkt.
Waarom is een pdf géén e-factuur?
Een pdf-factuur die je per e-mail verstuurt, is wel digitaal maar géén e-factuur. Waarom niet? - Een pdf is eigenlijk een digitaal plaatje van de factuur. - Boekhoudsoftware kan er niet automatisch gegevens uit halen (tenzij er extra OCR-software wordt gebruikt). - Er is dus altijd een kans op fouten en handwerk.
Kort gezegd: een pdf-factuur is een digitale factuur, maar geen e-factuur.
Is Peppol verplicht?
Dat verschilt per situatie en per land: - In Nederland: bij facturen aan de Rijksoverheid ben je verplicht een e-factuur te sturen. Dit kan via Peppol, maar ook via een ander officieel kanaal zoals Digipoort. - In België: vanaf 1 januari 2026 wordt Peppol verplicht voor alle B2B-facturen. Pdf’s per e-mail zijn dan niet meer toegestaan. - In Duitsland: vanaf 2025 start een gefaseerde invoering van e-facturatie, met Peppol als toegestane standaard. - In Italië: e-facturatie is al verplicht sinds 2019 via het nationale platform SDI. - Europa breed: met de nieuwe EU-richtlijn VAT in the Digital Age (ViDA) wordt e-facturatie de norm voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Uiterlijk per 2030 moeten alle landen dit verplicht hebben ingevoerd.
Hoe begin je met Peppol?
Kies een Access Point: Sluit je aan bij een aanbieder die Peppol Access Points beheert. Veel boekhoudpakketten bieden dit tegenwoordig standaard aan.
Registreer een Peppol ID: Dit ID koppelt je organisatie aan het netwerk, zodat je facturen veilig kunt verzenden en ontvangen.
Configureer je boekhoudsysteem: Zorg dat het pakket e-facturen kan genereren in het juiste formaat (UBL/CII) en verzenden via Peppol.
Test verzending en ontvangst: Voordat je volledig overstapt, is het handig een paar proeffacturen te versturen en ontvangen.
Informeer klanten en leveranciers: Vertel hen dat je via Peppol gaat werken, zodat ze voorbereid zijn en waar nodig ook een Peppol ID hebben.
Wat betekent dit voor jou als ondernemer?
Pdf’s gaan verdwijnen – wat nu nog gangbaar is, zal de komende jaren niet meer worden geaccepteerd.
E-facturatie levert tijdwinst op – geen handmatige verwerking meer, minder kans op fouten.
Jouw klanten en leveranciers verwachten het – steeds meer bedrijven werken al via Peppol.
Jij bent voorbereid op de toekomst – door nu de overstap te maken, voorkom je last-minute stress als de verplichting ingaat.
Conclusie
Een pdf per mail voelt misschien als digitaal, maar het is geen e-factuur. De échte stap vooruit is gestructureerde e-facturatie via een netwerk als Peppol. Dit maakt je administratie sneller, veiliger en klaar voor de toekomst.
👉 Heb je vragen of wil je weten hoe je eenvoudig kunt overstappen naar e-facturatie? Neem gerust contact met ons op – we helpen je graag verder.