In onze huidige digitale werkomgeving kan een werknemer op steeds meer plekken aan het werk. Gewoon thuis in België, bijvoorbeeld, omdat hij daar woont. Of een paar weken vanuit een tweede woning in Spanje, terwijl het werk voor de Nederlandse werkgever gewoon doorgaat.
Dat lijkt misschien vooral een praktische afspraak. Toch kan werken vanuit het buitenland gevolgen hebben voor de belastingheffing, de sociale zekerheid en de verplichtingen van de werkgever.
Vooral als een werknemer naar België verhuist of regelmatig vanuit België thuiswerkt, is het belangrijk om de regels goed te kennen. Maar ook als iemand tijdelijk vanuit een vakantieadres of tweede woning in een ander EU-land werkt, is het verstandig om vooraf te bekijken wat dit betekent.
Fiscale woonplaats vs. het briefadres
Voor de Belastingdienst is niet alleen de inschrijving in de Basisregistratie Personen (BRP) van belang. Ook de feitelijke omstandigheden bepalen waar iemand fiscaal woont. Denk bijvoorbeeld aan de plek waar iemand de meeste tijd doorbrengt, waar het gezin woont en waar het sociale leven zich afspeelt. De BRP-inschrijving is daarbij een belangrijke aanwijzing, maar niet doorslaggevend.
Een post- of briefadres is voor de loonadministratie niet hetzelfde als een woonadres.
Als de werkgever niet over de vereiste werknemersgegevens beschikt, de identiteit van de werknemer niet goed heeft vastgesteld of de gegevens niet op de juiste manier in de loonadministratie heeft vastgelegd, kan het anoniementarief van 52% van toepassing zijn. Met een goede intake- en mutatieprocedure voorkom je dit risico zoveel mogelijk.
Niet iedere buitenlandse werkplek betekent overigens dat iemand ook naar het buitenland verhuist. Iemand kan gewoon in Nederland blijven wonen en tijdelijk vanuit een tweede woning in het buitenland werken. Dat onderscheid is belangrijk: de fiscale woonplaats en de plek waar iemand daadwerkelijk werkt, zijn twee verschillende zaken.
Werken over de grens: welke regels gelden?
Zodra een werknemer over de grens gaat wonen of vanuit het buitenland werkt, kunnen internationale regels van toepassing zijn. Welke regels gelden, hangt onder meer af van het woonland, de plek waar het werk wordt uitgevoerd en de duur en verdeling van de werkzaamheden.
1. De 25%-regel (Sociale Zekerheid)
Binnen de EU/EER bepaalt Verordening 883/2004 in welk land iemand sociaal verzekerd is. Woont een werknemer in België en werkt deze zowel in Nederland als vanuit huis in België? Dan geldt als hoofdregel dat iemand die een substantieel deel van de werkzaamheden in het woonland verricht – doorgaans 25% of meer van de totale arbeidstijd – sociaal verzekerd is in het woonland.
Voor grensoverschrijdend thuiswerken bestaat echter onder voorwaarden een uitzondering. Via de Kaderovereenkomst kan een werknemer die tussen 25% en minder dan 50% van de totale werktijd vanuit het woonland telewerkt, in veel gevallen sociaal verzekerd blijven in het land waar de werkgever is gevestigd. Hiervoor moet wel een aanvraag worden gedaan en aan de voorwaarden worden voldaan.
Een andere situatie is dat een werknemer in Nederland blijft wonen en tijdelijk volledig vanuit een tweede woning in een ander EU-land werkt. Ook dan kan de Nederlandse sociale zekerheid onder voorwaarden behouden blijven. Bij tijdelijk telewerken vanuit een andere EU-lidstaat, de EER of Zwitserland is dat in veel gevallen mogelijk voor een periode korter dan 24 maanden. Een A1-verklaring kan nodig zijn om aan te tonen welke socialezekerheidswetgeving van toepassing is.
Deze regelingen gelden niet automatisch voor iedere buitenlandse werkperiode. Controleer daarom vooraf welke situatie van toepassing is en welke aanvraag of verklaring nodig is.
2. De 183-dagenregel (belastingen)
In veel belastingverdragen komt de 183-dagenregel voor. Deze regel kan ervoor zorgen dat het woonland belasting mag blijven heffen over het loon van een werknemer die tijdelijk in een ander land werkt. Daarvoor moet aan meerdere voorwaarden worden voldaan. Het aantal dagen dat iemand in het andere land verblijft, is dus niet het enige criterium. Ook het land waar de werkgever is gevestigd en voor wiens rekening het loon komt, spelen een rol.
Bij grensoverschrijdend werken bepaalt het belastingverdrag tussen Nederland en het andere land welk land belasting mag heffen over het loon. Daarbij is onder meer van belang waar de werknemer de werkzaamheden daadwerkelijk uitvoert.
Woont een werknemer in België en werkt deze op locatie in Nederland, dan is het loon voor die werkdagen doorgaans in Nederland belast. Werkt de werknemer vanuit huis in België, dan kan België over het loon voor die thuiswerkdagen belasting mogen heffen.
Ook bij tijdelijk werken vanuit een tweede woning of vakantieadres in bijvoorbeeld Spanje, Frankrijk, Italië of Portugal moet worden beoordeeld welk belastingverdrag van toepassing is en waar het loon belast mag worden. De uitkomst kan per land en situatie verschillen.
De 183-dagenregel is dus geen algemene vrijstelling waarmee een werknemer zonder fiscale gevolgen vanuit het buitenland kan werken.
3. Mogelijke gevolgen voor de werkgever
Werken vanuit het buitenland kan niet alleen gevolgen hebben voor de werknemer, maar ook voor de werkgever. Denk aan aanvullende verplichtingen voor de loonadministratie of, in bepaalde situaties, het risico dat er een vaste inrichting in het buitenland ontstaat.
Voor werknemers die in België wonen en vanuit huis werken, hebben Nederland en België hierover specifieke afspraken gemaakt. Bij maximaal 50% thuiswerken gedurende een jaar geldt een praktische handreiking: alleen het thuiswerken leidt dan in ieder geval niet tot een vaste inrichting. Bij 50% of meer is een beoordeling van de omstandigheden nodig.
Voor een tweede woning of vakantieadres in een ander land kun je deze Belgische afspraken niet zonder meer toepassen. Daarvoor moet je de regels en omstandigheden van het betreffende land beoordelen.
Voorkom naheffingen: 3 praktische tips
Het achteraf corrigeren van foutieve afdrachten is een tijdrovende en kostbare zaak. Met deze stappen beperk je de risico’s:
Maak helder beleid: Stel duidelijke regels op voor grensoverschrijdend thuiswerken en tijdelijk werken vanuit het buitenland. Leg vast hoeveel dagen een werknemer vanuit het buitenland mag werken en wanneer vooraf overleg nodig is. Beoordeel daarbij zowel de fiscale gevolgen als de sociale zekerheid.
Update je procedures: Maak duidelijke afspraken over het tijdig doorgeven van een verhuizing of een wijziging in de feitelijke woon- of verblijfplaats. Vraag werknemers ook om geplande werkperiodes vanuit een tweede woning of vakantieadres vooraf te melden. Zo kan worden beoordeeld welke regels gelden en of aanvullende formaliteiten nodig zijn.
Controleer de loonadministratie: Zorg dat wijzigingen, inclusief de exacte ingangsdatum, worden opgeslagen. Leg ook de werkverdeling tussen de verschillende landen vast en bewaar relevante onderbouwing, zoals afspraken over thuiswerken en eventuele A1-verklaringen. Zo kun je bij een eventuele controle aantonen welke gegevens en afspraken op dat moment golden.
Conclusie
Werken over de grens is tegenwoordig heel normaal, maar de fiscale en sociale zekerheidsregels zijn niet altijd eenvoudig. Of een werknemer nu naar België verhuist, regelmatig vanuit België thuiswerkt of tijdelijk vanuit een tweede woning in een ander EU-land werkt: de gevolgen kunnen per situatie verschillen.
Door vooraf duidelijke afspraken te maken en de juiste regels toe te passen, voorkom je verrassingen achteraf en weet je waar je als werkgever aan toe bent.
👉 Heeft jouw bedrijf werknemers die in België wonen of tijdelijk vanuit het buitenland werken? Twijfel je of de loonheffingen en sociale zekerheid goed zijn geregeld?
Kom gerust eens koffie drinken in Westerhoven. We kijken samen naar de situatie en de gevolgen voor je loonadministratie. Zo brengen we de risico's helder in kaart en weet je waar je aan toe bent. Neem hier contact op met Bouffantes.
Dit blog is bijgewerkt in oktober 2026. Voorgestelde wetswijzigingen kunnen nog veranderen.