De noodzaak van notulen

Deze keer staan we stil bij het belang van het maken van notulen van de Algemene Vergadering(en) van Aandeelhouders. Of je nu een kleine bv of een hele grote bv bent, je komt ermee in aanraking: het notuleren van de vergadering(en). Het is een onderwerp dat niet veel aandacht krijgt. Toch is het belang van notulen groter dan je denkt. 

Dreigend faillissement

In het meest extreme geval, als je bv failliet dreigt te gaan, worden besluiten die in het verleden genomen zijn ineens door curatoren tegen het licht gehouden. Ontbreken notulen van die besluiten, zoals het verlenen van décharge aan de bestuurders, dan kan dat hele vervelende consequenties hebben. Het ontbreken van notulen kan dan ook gezien worden als onzorgvuldig handelen en daarmee komt de persoonlijke aansprakelijkheid voor een faillissement weer een stapje dichterbij.

Jaarlijkse vergadering

Voor veel bv’s waar sprake is van een beperkt aantal aandeelhouders, vindt er meestal een jaarlijkse vergadering plaats voor het vaststellen van de jaarrekening. Vaak wordt deze vergadering gezien als een formaliteit. Mijn advies: maak daarvan wel altijd notulen. Beschrijf wat er besproken en besloten is en noteer die besluiten helder en duidelijk. 

Zolang je nog samen door één deur kunt

Ben jij eigenlijk wel op de hoogte van alle besluiten die volgens de statuten goedkeuring moeten krijgen van de aandeelhouders? En weet je of deze goedkeuring vooraf gegeven moet worden? Vraag je dan ook eens af hoe je in de toekomst, als deze besluiten ooit terug op tafel komen, aantoont wat er eerder besproken en overeengekomen is? Het kan je veel ellende besparen als dit vastgelegd is in de notulen. 

Doorgaans worden de meeste besluiten genomen als iedereen (nog) goed met elkaar door één deur kan. Maar zodra de samenwerking iets minder soepel verloopt en bepaalde besluiten niet kunnen worden aangetoond, kan de situatie snel erg vervelend worden. Dus sta hier even bij stil en bedenk dat het maken van notulen uiteindelijk een kleine moeite is, maar dat dit je veel ellende in de toekomst kan besparen. Dus of het nu gaat om iets simpels als het later opstellen van een jaarrekening, een besluit dat volgens de statuten door de aandeelhouders moet worden goedgekeurd of het vaststellen van een jaarrekening … Stel notulen op, het is écht belangrijk!