Afboeken van oninbare debiteuren en btw

Eigenlijk is dit een thema dat wat ons betreft gedurende het hele jaar aandacht moet krijgen. Toch is het jaareinde een ideale gelegenheid om nog eens kritisch door je debiteurenlijst te gaan, om te kijken of er wellicht oninbare vorderingen tussen zitten. Als dit echte oninbare vorderingen zijn die afgeboekt moeten of kunnen worden, dan kan daarvoor de btw worden teruggevraagd. Uiteraard alleen als er ook op de oorspronkelijke factuur btw was berekend.

Eisen van de Belastingdienst

Een vordering wordt door de Belastingdienst als oninbaar beschouwd zodra één jaar is verstreken na de afgesproken betaaldatum van de factuur die je met de klant had afgesproken. Is er geen betaaldatum afgesproken? Dan geldt daarvoor de wettelijke termijn van 30 dagen. Uiteraard moet wel vaststaan dat de klant de factuur ook niet meer gaat betalen.

Dit is dus eigenlijk een controle die je bij elke btw-aangifte zou moeten uitvoeren. Het is al vervelend genoeg als een klant niet betaalt, maar in ieder geval komt er nu een klein stukje van het geld terug, namelijk het btw-bedrag. En dat zijn toch weer een paar harde euro’s.

Verwerken in de btw-aangifte

Zodra je bepaald hebt welk bedrag oninbaar is en wat daarvan het bedrag voor btw is, breng je het bedrag exclusief btw in mindering op de omzet die je in je btw-aangifte aangeeft. Daarnaast breng je het btw-bedrag zelf in mindering op het btw-bedrag dat je over die omzet aangeeft in je aangifte.
Daarmee is het bedrag verrekend en verlaagt het je bedrag dat je uiteindelijk moet betalen.

Afboeken van de vordering in de administratie

Let er wel op dat je de factuur ook in je administratie afboekt. Die heb je immers als oninbaar bestempeld en moet dus ook zo verwerkt worden.

Een grote fout die vaker gemaakt wordt, is dat administratief de afboeking via een creditnota wordt verwerkt. Dat is in principe een absolute ‘no-go’. Het lijkt een hele praktische werkwijze, maar het is niet juist. Een creditnota is bedoeld om een correctie te maken op een factuur en deze wordt ook aan de klant verstrekt. Omdat in dit geval de creditnota niet aan de klant verstrekt wordt, is het afboeken van een vordering via een creditnota onjuist.

De klant betaalt alsnog, wat nu?

Als de klant uiteindelijk alsnog betaalt, dan geef je in de eerstvolgende btw-aangifte alsnog de btw aan over het bedrag dat de klant heeft betaald.