Bestanden versturen via e-mail

E-mail is nog steeds het meest gebruikte middel om bestanden te versturen. Maar dit middel brengt ook beperkingen met zich mee:

• (Te) grote bestanden kunnen niet via e-mail verzonden worden
• De veiligheid

Veiligheid

Ik wil nog even kort ingaan op de veiligheid. Want e-mail is een relatief onveilig systeem om bestanden te delen. Als we praten over ‘bestanden’, dan gaat het toch al snel om vertrouwelijke informatie zoals documentatie van de klant voor het opstellen van aangiften, jaarstukken en belastingaangiften, overeenkomsten, enzovoorts. E-mail is vrij eenvoudig te onderscheppen en relatief makkelijk toegankelijk voor anderen. Daarmee komen je gegevens ook snel op straat te liggen en dat is iets dat wij niet willen. Wordt je laptop of smartphone gestolen en krijgt de dief toegang tot je gegevens? Dan zijn bestanden in je e-mailbox vaak een enorme bron van interessante informatie.

Bouffantes Online

Om de eerdergenoemde redenen kiezen wij er sinds 2021 voor om het versturen (en ontvangen) van bestanden via e-mail zoveel mogelijk te beperken. Sinds enige tijd beschikken wij over een eigen portal ‘Bouffantes Online’. Dit portal is een product van VISMA | Pinkweb en biedt ons onder andere de mogelijkheid om op veilige en efficiënte wijze bestanden en andere informatie te delen met onze klanten.

De portal is optimaal beveiligd en ISO:27001 gecertificeerd. Dat is de wereldwijde norm voor informatiebeveiliging. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van ‘twee-factor authenticatie’ waardoor er naast een wachtwoord ook een tweede code moet worden ingevuld, via een app of via een sms. 

Maar dit portal biedt nog veel meer mogelijkheden:

• De klant heeft te allen tijde toegang tot zijn eigen informatie, in digitale vorm;
• Via een app op de smartphone is die informatie zelfs wereldwijd, 24/7 beschikbaar;
• We gebruiken de accorderingsmodule in de portal om digitaal accordering van de klant te krijgen zodat ook daarvoor stukken niet gemaild hoeven te worden.

Wij streven ernaar om in 2022 helemaal geen vertrouwelijke stukken meer via e-mail te verzenden. Wel zullen wij de klanten via e-mail op de hoogte brengen als er bepaalde zaken klaar staan. Zo werken wij continu aan een veiligere omgeving voor onze klanten.