De cijfers en het verhaal

De afgelopen maanden hebben we, samen met onze bestaande en nieuwe klanten, hard gewerkt aan het financieel plan voor het komende jaar (of komende jaren). Het is een proces met het nodige rekenwerk en het stellen van veel vragen om uiteindelijk een eindresultaat te creëren dat de verwachtingen van de ondernemer goed weergeeft.

Zodra het cijfermatige verhaal rond is, lijkt het werk gedaan. Maar niets is minder waar! Er mist dan nog een heel belangrijk aspect, namelijk het verhaal àchter de cijfers. Zonder verhaal zijn cijfers slechts getallen. En getallen, die vind ik niet echt interessant. Daar heb je vrij weinig aan. Het begin van het nieuwe jaar is een mooi moment om stil de staan bij het verhaal achter de cijfers.

De cijfers

In eerdere blogs heb ik al eens stilgestaan bij het plannen van de cashflow. Daarbij gaf ik aan dat het maken van een jaarplan één van de stappen is om grip te krijgen op je cashflow. Maar een jaarplan is meer dan alleen cashflow, het is ook een prognose van je resultaten en je balans.

Vaak zie ik om me heen, zeker bij de grotere ondernemingen, dat er maandenlang hard gewerkt wordt aan het maken van een jaarplan (of budget, begroting, prognose of hoe je het ook wilt noemen). Het resultaat? Een mooie cijfermatige presentatie van het geheel. Verkoop heeft de omzet berekend, HR heeft het personeelsplan uitgewerkt en de financiële afdeling heeft de rest van de cijfers verzorgd. Er is maanden aan het plan gewerkt.

En als het nieuwe jaar begonnen is, komt er na de eerste maand een rapportage. Hoe is het gegaan ten opzichte van het plan? Het antwoord op deze vraag wijst regelmatig uit dat het plan niet goed was. Waarom? Vaak omdat verhaal achter de cijfers niet klopte of niet goed doordacht was. En bedenk dan eens hoeveel tijd en energie er gestoken is in het maken van dit plan. Doodzonde! Was er maar beter nagedacht over het verhaal achter de cijfers!

Het verhaal

Sommigen van jullie vragen zich wellicht af wat ik bedoel met ‘het verhaal’. Dat is eigenlijk vrij simpel. Als de cijfers berekend zijn, zoek ik naar het verhaal achter die cijfers. Dat is wat cijfers ook leuk maakt: cijfers ‘spreken’ en zij zorgen voor een verhaal dat klopt als een bus.
Laat ik wat voorbeelden geven, misschien zijn ze herkenbaar:

• de omzetgroei die gepland was werd niet, of pas veel later, gerealiseerd, want er waren geen verkopers om die omzet te realiseren;
• de omzetgroei werd wel gehaald, maar de kosten zijn door het dak gegaan omdat er heel veel last minute gedaan moest worden en daardoor valt het resultaat toch tegen;
• de bezuiniging in de bedrijfskosten die gepland was, is toch niet gehaald;
• het geld is op, omdat er is geïnvesteerd in dure machines, maar die leveren (nog) niks op.

En zo kan ik nog wel even doorgaan. 

Die tegenvallende omzetgroei? Er was blijkbaar niemand die zich vooraf heeft afgevraagd wat ervoor nodig was om de omzetgroei te realiseren, bijvoorbeeld extra mensen. En die mensen kosten geld. Je kunt namelijk niet sterk groeien, zonder dat je investeert in mensen. Er was niemand die het verhaal achter de omzetgroei goed doordacht had om vervolgens met de juiste (kritische) mensen het verhaal te delen.

Misverstand

Eén van de grootste misverstanden die ik tegenkom, is het idee dat wanneer de omzet groeit, de organisatie niet hoeft mee te groeien. ‘Omzetgroei zonder extra kosten’. Het is een ideaalplaatje in een plan. Schouderklopjes krijgen omdat de winst zo goed stijgt. Soms kan het, maar meestal groeit je organisatie mee en maak je niet alleen meer omzet, maar dus ook meer kosten. 

Als je beter had nagedacht over het hele verhaal, dan had je er ook rekening mee gehouden dat groei zonder compleet verhaal leidt tot chaos.

En wat dacht je van de bedrijfskosten die maar niet lager worden? Het plan was leuk, realistisch misschien. Maar wanneer niemand in de organisatie ervan op de hoogte is, gaat ook niemand actie ondernemen. Het eindresultaat laat zich raden: ‘als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je kreeg’. Iemand had het verhaal achter het plan moeten kennen om vervolgens tijdig actie te kunnen ondernemen.

Vertel het verhaal, geen sprookje

Cijfers zijn zo mooi als je het verhaal erachter kunt vertellen. Natuurlijk is mijn mening niet objectief. Ik werk met cijfers, ik wil ze begrijpen en ben daarom altijd op zoek naar het verhaal achter de cijfers. Het is mijn vak. En juist het verhaal snappen en vertellen, laat de cijfers voor zich spreken.

Zorg trouwens dat het altijd een realistisch verhaal is en geen sprookje. Want sprookjes bestaan niet.