Werkkostenregeling in 2021

Pasen is nog maar net achter de rug of de Nationale Secretaressedag staat alweer voor de deur. De verjaardagen van je werknemers staan keurig verspreid op de kalender zodat een attentie niet vergeten wordt. En Kerstmis? Dat duurt nog wel even. Maar wat hebben deze dagen en gebeurtenissen met elkaar gemeen? De werkkostenregeling. Deze regeling bepaalt wat je aan werknemers mag geven of vergoeden, zonder dat je daar belasting over moet betalen. Omdat dit onderwerp telkens vragen blijft oproepen, leg ik de werkkostenregeling 2021 zo eenvoudig mogelijk uit in dit blog.  

Hoe zit het nou precies?

De overheid praat over ‘vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen’. Dat is dus meer dan alleen de zaken die je in geld betaalt aan je werknemers. Het is een mond vol, dus voor de eenvoud praat ik hierna alleen nog over ‘vergoedingen’. Maar daarmee bedoel ik dus die lange definitie.

De algemene regel is als volgt samen te vatten:

1. Alle vergoedingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking behoren, vallen onder de werkkostenregeling; 
2. Vergoedingen die geen (belast) loon zijn, vallen niet onder de regeling;
3. Er zijn vergoedingen die wel als loon beschouwd worden maar toch ‘gericht’ vrijgesteld zijn of op een nihil waarde worden gewaardeerd.

Uiteindelijk betekent dit, dat alleen de vergoedingen die onder de eerste categorie vallen belangrijk zijn voor de beschikbare ruimte die je op jaarbasis kunt benutten. Omdat het belangrijk is om eerst te bepalen wat niet onder de regeling valt, begin ik hieronder met categorie 2 en 3. Daarna ga ik verder met de werkkostenregeling.

Wat zijn vergoedingen die geen (belast) loon zijn?

Er zijn een drietal vergoedingen die niet als loon worden gezien:

1. Voordelen buiten de dienstbetrekking;
2. Vergoeding voor intermediaire kosten;
3. Vrijgesteld loon, bestaand uit vrijgestelde aanspraken, vrijgestelde uitkeringen/verstrekkingen en vergoeding van schade aan of verlies van persoonlijke zaken.

De drang om deze drie vergoedingen snel en eenvoudig uit te leggen, heb ik laten varen. Het is eigenlijk te complex, terwijl ik juist helderheid wil verschaffen. De korte conclusie die ik trek en de aanbeveling die ik geef over deze vergoedingen is wel simpel: “Als je als werkgever iets aan een werknemer wilt vergoeden of verstrekken, dat niet het ‘standaardloon’ is, overleg dan met je accountant of boekhouder!” Meestal kan de vraag simpel en snel beantwoord worden door iemand die bekend is met de regeling. 

Eigenwijs als ik soms ben, haal ik er toch nog een paar bijzondere zaken uit die ik interessant vind om te benoemen:

• Een attentie aan een zieke werknemer en bloemen voor nabestaanden van een overleden werknemer vallen onder ‘voordelen buiten de dienstbetrekking’. Zo’n presentje geef je als werkgever, net als anderen die in dezelfde omstandigheden dat ook zouden geven. Als dit niet in de vorm van geld of een waardebon gebeurt en de waarde beperkt is (€ 25,-  exclusief bezorging), is dit geen probleem;
• Als de werknemer kosten voorschiet, dan vallen deze niet onder de werkkostenregeling. De kosten moeten wel ten behoeve van het bedrijf zijn en geen persoonlijk voordeel opleveren;
• Je kunt een vergoeding aan je partner betalen van maximaal € 5.000,- per jaar, terwijl dit niet gezien wordt als (belast) loon, voor werkzaamheden die je partner voor je uitvoert. Dit is zogenaamd vrijgesteld loon;
• Er zijn mogelijkheden om een bonus uit te betalen onder de werkkostenregeling. Deze bonus kan dus belastingvrij gegeven worden. Er gelden voorwaarden en is beperkt, maar wel mogelijk.

Wat zijn vergoedingen die gericht zijn vrijgesteld of een nihil waarde hebben?

Bij vergoedingen die gericht zijn vrijgesteld moet je denken aan bijvoorbeeld kosten voor vervoer, opleiding, cursussen, maaltijden, gereedschappen, verhuizing, enzovoorts. Dit is een specifieke lijst van vergoedingen waarvoor de Belastingdienst bepaald heeft dat deze, onder bepaalde voorwaarden, vergoed mogen worden. 

En dan zijn er nog de ‘nihilwaarderingen’. Dat zijn bijvoorbeeld voorzieningen op de werkplek, de consumpties op de werkplek (geen maaltijd), werkkleding, OV-abonnement, enzovoorts. Ook hiervan is een specifieke lijst van vergoedingen/verstrekkingen opgesteld door de Belastingdienst. Deze lijst is opgenomen in het ‘handboek loonheffingen 2021’ welke te vinden is op de website van de Belastingdienst.

De Belastingdienst heeft maar liefst 16 A4 pagina’s uitleg nodig om deze vergoedingen en de daarbij behorende regeltjes uit te leggen! Dus ook hier het advies: bespreek je vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers met je accountant of boekhouder om duidelijkheid te krijgen.

Wat doe je zodra je weet of de vergoedingen vallen onder de werkkostenregeling?

Als je berekend hebt welke vergoedingen onder de werkkostenregeling vallen en je wilt gebruik maken van de vrijstelling, dan reken je het totaal uit. Dit totaal vormt het ‘eindloon’ en is dus het totaalbedrag van de vergoedingen die onder de werkkostenregeling vallen. Daar trek je het vrijgestelde bedrag vanaf en over het resterende bedrag betaal je 80% ‘eindheffing’. Vaak wordt dit aan het einde van het jaar eenmalig gedaan, maar het kan ook vaker.

Ook bij deze toelichting moet ik bekennen dat het in de praktijk nog complexer is omdat je meerdere opties hebt. Daarom kan ik het eerdergenoemde advies nog een keer herhalen, maar de strekking is inmiddels wel duidelijk. Schakel op tijd je accountant of boekhouder in. De werkkostenregeling blinkt namelijk niet uit door eenvoud. Helaas, leuker én makkelijker hebben ze het hier niet kunnen maken! 

Wat is het vrijgestelde bedrag voor 2021?

Voor 2021 was het percentage vastgesteld op 1,7% van het fiscale loon. Maar, in verband met de coronacrisis, is ook voor 2021 (net als in 2020) het percentage verruimd naar 3% over het fiscale loon tot en met € 400.000,-. Boven dat bedrag blijft het percentage 1,7%.

Tot slot

Je wilt als werkgever met Pasen een chocolade paasei aan je werknemers geven of een mooie bos bloemen aan je secretaresse op Nationale Secretaressedag. En wat is er nu leuker dan een kerstpakket in december? Helaas moet je als werkgever die spontane acties zorgvuldig afwegen, anders komt het je duur te staan! 

Ik kan het zelf jammer genoeg ook niet leuker maken. Wel kan ik blijven benadrukken dat je als werkgever vooral goed voor je personeel moet zijn. Er zijn regels, maar die kunnen wij prima uitleggen. Misschien dat wij het dan in ieder geval toch iets makkelijker kunnen maken?

Heb je over dit onderwerp nog meer vragen, neem dan gerust contact met ons op. Of abonneer je op onze nieuwsbrief, waarin we vaker bij dit soort onderwerpen stilstaan.